Règlement intérieur général

Adopté à l’unanimité par les membres fondateurs à Saint Brice Courcelles
le 20 Juin 2000.

Ce règlement intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts de l’association, et notamment ceux qui ont trait à l’administration interne du Foyer pour Tous de Saint Brice Courcelles.

GENERALITES

Article 1 : COTISATION
1.1 L’adhésion au Foyer pour Tous de Saint Brice Courcelles est impérative pour adhérer au CLUB PHILATELIQUE BRICO-CORCELLIEN.
1.2 La cotisation annuelle du Club philatélique en temps que tel est payable par avance, en une seule fois
1.3 Son montant est fixé par le Conseil d’Administration du club puis votée en Assemblée Générale pour application l’année philatélique suivante.

Article 2 : DEMISSION – RADIATION

2.1 Tout adhérent quittant l’association, soit par démission volontaire, soit par exclusion, perd de ce fait, tous ses droits de recours contre l’association.
2.2 Il est tenu de régler immédiatement son compte ( service des échanges et nouveautés) sous peine de poursuites judiciaires. En cas de contestation, les tribunaux dont dépend la commune de SAINT-BRICE-COURCELLES, sont seuls compétents.
2.3 Tout membre démissionnaire pourra être réadmis sur décision du Conseil d’Administration de l’association et paiera à nouveau sa cotisation.
2.4 Tout membre radié de l’association rendra à celle-ci les matériels et documents en sa possession la concernant.

Article 3 : REMBOURSEMENT DES FRAIS ET DEBOURS

Le principe est le suivant :
Tous les frais engagés pour le compte de l’association, soit de part la fonction de celui les engageant, soit suivant les besoins d’une mission dont un membre du Conseil d’Administration est chargé, sont remboursables sur la base de forfaits indiqués ci-après et sur justificatifs.
Ces mesures s’appliquent chaque fois qu’un membre du Conseil d’Administration, sans restriction, représente l’association lors d’une manifestation ou une réunion statutaire ( régionale ou nationale ).
Base de remboursement :
Déplacement en voiture : 0,70 F ( soit 0,11 euros )du kilomètre quel que soit le véhicule utilisé.
Déplacement en train : billet SNCF en 2ème classe
Repas : forfait de 100,00 F ( soit 15,24 euros )ou suivant tarif pratiqué par la société organisatrice.
Hébergement : forfait de 200,00 F ( soit 30,48 euros ) par nuit, petit-déjeuner compris
Expositions : l’association prendra en charge les frais de participation, location de cadres et assurance pour les expositions de niveau local, départemental ou régional. Les ports sont généralement à la charge de l’exposant, sauf accord du Conseil d’Administration. Pour les niveaux d’expositions nationales ou internationales, la prise en charge des frais sera étudiée au cas par cas avec les instances concernées.
L’application de ces mesures fait appel au bon sens de chacun.
 
Article 4 : CONSEIL D’ADMINISTRATION
 
4.1 Commissions spéciales
Le Conseil d’Administration peut nommer dans son sein des commissions spéciales chargées d’étudier et de mettre au point des questions nécessitant des études particulières.
Ces commissions pourront faire appel, s’il y a lieu, à des personnes qualifiées, prises en dehors de l’Association.
4.2 Candidatures au Conseil d’Administration
Les candidats au Conseil d’Administration doivent :
– justifier d’UNE année de présence au sein de l’Association
– se faire inscrire auprès du Responsable de Section avant l’ouverture de l’Assemblée Générale par écrit ou par oral.

Article 5 : REUNIONS DU CONSEIL

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par trimestre au siège de l’Association pour les délibérations diverses assurant la bonne marche de celle-ci.

Article 6 : PRET DE MATERIEL D’EXPOSITION

6.1 Les cadres d’exposition peuvent être :
– loués au tarif de 5 euros chacun ( soit 32,80 F ).
– prêtés, à titre de réciprocité.
– avec l’accord du Conseil d’Administration à d’autres associations qui en feraient la demande.
6.2 Dans tous les cas, une caution de 2 euros ( soit 13,12 F ) par cadre sera demandée lors du prêt pour couvrir d’éventuelles dégradations. En cas de dégradation dépassant la caution, la différence sera réclamée à l’emprunteur.
6.3 Un état des matériels sera établi en deux exemplaires, daté et signé par le responsable du matériel du Club philatélique Brico-Corcellien et l’emprunteur. Au retour ; la même pratique sera faite au retour des matériels prêtés ou loués.
6.4 Les transports aller et retour des matériels seront à la charge de l’emprunteur.

Article 7 : ROLE DES RESPONSABLES

7.1 Le responsable des échanges
– reçoit et assure la vérification des carnets d’échanges et de timbres à mettre en circulation
– confectionne leurs envois et en assure la distribution
– en assure la vérification
– comptabilise les prélèvements, les encaisse et règle le montant au bailleur
7.2 Le responsable des nouveautés
– assure aux adhérents, selon les possibilités, la fourniture des timbres et documents philatéliques émis en France et à l’Etranger.
– en assure la gestion comptable.
– propose au Conseil d’Administration toutes modifications ou aménagements du règlement intérieur lui paraissant nécessaires.
7.3 Le responsable de la fourniture du matériel
– assure, selon les possibilités, la fourniture de matériel, catalogues, feuilles complémentaires aux meilleures conditions. Tout adhérent ayant passé commande sur bon spécial par écrit, daté et signé, est tenu d’honorer celle-ci et de la régler dès réception. – en – assure la gestion comptable.
7.4 Le responsable du bulletin
– collecte les informations et les articles , les met en pages
– soumet la maquette au Conseil d’Administration ou au comité de lecture
– se charge de l’édition et de sa livraison aux adhérents avec le concours éventuel du secrétaire.
7.5 Le responsable de la bibliothèque
– fait la promotion des nouveaux ouvrages et en suscite la lecture
– assure la conservation des ouvrages
– assure l’inventaire et la mise à jour selon disponibilités financières
– assure la gestion des prêts.
7.6 D’autres missions spéciales pourront nécessiter la mise en place ponctuelle de structures ou comités spécifiques.

Article 8 : RECOMMANDATIONS

Au cours des différentes réunions de l ’Association, les propos politiques, religieux ou diffamatoires étrangers à la philatélie seront formellement interdits.
Ils pourront donner lieu à l’exclusion de l’adhérent sur le champ et sans contrepartie financière.
La courtoisie et la convivialité y seront de rigueur.
 

REGLEMENT INTERIEUR DES SERVICES

Pour l’ensemble des services proposés et rendus par le CLUB PHILATELIQUE BRICO-CORCELLIEN, tout litige, non déductible à l’amiable, sera tranché par le Conseil d’Administration de l’Association.

BIBLIOTHEQUE

Article 1 : OBJET

Le service procure gratuitement aux adhérants, les ouvrages disponibles dans la bibliothèque.
La liste des ouvrages contenus dans la bibliothèque est mise à jour au fur et à mesure des entrées et sorties et tenue à la disposition des adhérents.

Article 2 : MODALITES DU PRET

2.1 Le prêt est fixé pour une période de 1 mois maximum
2.2 Il ne sera prêté que 3 ouvrages au maximum par adhérant et par mois
2.3 Les ouvrages prêtés seront rapportés obligatoirement le mois suivant
2.4 Après accord du responsable de la bibliothèque, il pourra être consenti 1 mois supplémentaire à la condition qu’un autre adhérent ne souhaite emprunter cet ouvrage.
2.5 Une fiche de prêt sera établie et signée par l’adhérent pour chaque ouvrage emprunté
Cette fiche comprendra :
– le numéro d’ordre de l’ouvrage
– le titre et l’auteur de l’ouvrage
– la date de l’emprunt
– le nom de l’emprunteur et son numéro d’adhérent
– la signature de l’emprunteur
2.6 Lors de l’emprunt, le responsable de la bibliothèque devra
– collecter la fiche de l’ouvrage dûment remplie par l’emprunteur
mentionner sur la fiche le nom et la date de celui-ci
2.7 Au retour de l’ouvrage, le responsable de la bibliothèque devra:
– vérifier l’état de l’ouvrage qui rentre
– porter sur la fiche de prêt la date du retour
– porter sur la fiche de l’ouvrage la date du retour

Article 3 : PERTE OU DEGRADATION D’UN OUVRAGE

3.1 Les ouvrages sont prêtés en bon état et devront être rendus comme tels
3.2 L’adhérent est totalement responsable des ouvrages qu’il emprunte. le Club Philatélique Brico-Corcellien décline toutes responsabilités pendant la période de prêt des ouvrages.
3.3 En cas de perte ou de détérioration significative, l’adhérent sera tenu de le remplacer à ses frais s’il s’agit d’un ouvrage encore commercialisé. Si celui-ci n’est plus commercialisé, une indemnité, correspondant au prix de remplacement de celui-ci sera exigée si le Club Philatélique Brico-Corcellien devait se le procurer d’une manière ou d’une autre.

SERVICE DES NOUVEAUTES

Article 1 : OBJET

Le service procure aux adhérents, selon les disponibilités, les nouveautés philatéliques : timbres, documents philatéliques…, de France et de l’étranger, par pays ou par thèmes.

Article 2 : ADHESION

L’adhérent qui désire bénéficier de ce service doit :
– souscrire une demande d’abonnement
– s’acquitter de la provision et de la cotisation correspondantes
– s’engager à retirer ou faire retirer ses nouveautés lors de chaque réunion mensuelle.

Article 3 : CONDITIONS DE LA FOURNITURE

3.1 La fourniture est effectuée à valeur faciale ou au prix de revient
3.2 Un abonnement à un pays permet de recevoir 1 exemplaire de toutes les émissions de celui-ci.
3.3 La provision, remboursable en fin de contrat, est fixée à :
– 100,00 F ( soit 15,24 euros ) pour 1 abonnement
– 200,00 F ( soit 30,48 euros ) de 2 à 5 abonnements.
– + 20,00 F ( soit 3,05 euros ) par abonnement au delà du cinquième
3.4 Une cotisation annuelle et modique, de l’ordre de 10,00 F ( soit 1,52 euros ) par abonné, versée au début de l’année philatélique ,pourra être exigée.

Article 4 : DUREE – DELAIS DE PRISE EN CHARGE

4.1 Tout abonnement est souscrit pour 1 an et se poursuit pas tacite reconduction.
4.2 Il peut être modifié ou suspendu après un préavis écrit de 3 mois.
4.3 Si l’abonné néglige de retirer les timbres qui lui sont réservés,
– le service l’avertit après 2 manquements
– Après 3 absences, non justifiées, les lots sont envoyés à l’abonné en contre-remboursement et à ses frais.
– Si cet envoi est refusé par l’abonné, il sera considéré comme démissionnaire du Service ( mais pas de l’Association ). Sa provision et le matériel refusé deviendront la propriété du Club Philatélique Brico-Corcellien.
 

SERVICE DES ECHANGES

Article 1 : DELAI DE CONSERVATION DES CIRCULATIONS

Les carnets de circulation ne pourront rester dans les mains des adhérents plus de 3 jours entiers, jours d’arrivée et de départ ne comptant pas.

Article 2 : RECEPTION DE CIRCULATION

A la réception d’un envoi, chaque adhérent doit :
– contrôler s’il contient le nombre de carnets mentionnés sur la feuille de route.
– s’assurer que toutes les cases de timbres portent un cachet de contrôle ou le N° de l’adhérent ayant effectué un prélèvement et signaler les timbres manquants, à défaut, ils seront portés à son compte.
– vérifier la date d’arrivée et signer une décharge.
– signer la fiche de décharge par le suivant du circuit prévu, cette fiche étant conservée par le cédant durant tout l’exercice.

Article 3 : PRELEVEMENTS

3.1 Il est formellement interdit de changer ou de remplacer les timbres des carnets.
TOUTE SUBSTITUTION SERA CONSIDEREE COMME UN VOL et peut entraîner la radiation du coupable.
3.2 L’emploi de cachets personnels ( Club Philatélique Brico-Corcellien et N°) est obligatoire.
Le cachet est à apposé sur la case du timbre prélevé.
Les cachets sont fournis par le trésorier. Ces cachets numérotés sont la propriété de l’adhérant qui l’acquière en le réglant au trésorier au moment de son adhésion.

Article 4 : PRECAUTIONS

4.1 Un adhérent qui détériore un timbre est tenu de le prendre.
4.2 Les carnets feront l’objet des plus grands soins : pas de tâches de toute nature, pas de pliures de couvertures ou de pages, pas d’annotations.
4.3 Les remarques, appréciations, ne doivent, sous aucun prétexte, figurer sur les carnets (propriété privée); elles seront mentionnées dans la partie observations de la feuille de route (propriété de l’association)

Article 5 : REGLEMENT DES PRELEVEMENTS

5.1 Lorsque le total des prélèvements est égal ou supérieur à 25 euros (environ 164,00 F), l’adhérent est tenu d’en adresser le montant, sous les 15 jours qui suivent, au responsable des Echanges; afin de continuer à bénéficier de l’envoi d’autres circulations.
5.2 Les fonds sont à envoyer, en cas de virement, au Club Philatélique Brico-Corcellien,
CC N° …………… CHALONS ( Service Echanges).
5.3 Les chèques bancaires seront rédigés à l’ordre de « Club Philatélique Brico-Corcellien » et adressés au responsable du Service des Echanges, ou remis à ce dernier lors des réunions mensuelles.

Article 6 : LES CIRCUITS

6.1 Les circuits sont constitués par les responsables des échanges. Les adhérents doivent impérativement respecter l’ordre du circuit indiqué sur la feuille de route. Seulement en cas d’absence, la circulation pourra être remise à l’adhérent suivant.
6.2 Afin de ne pas retarder la circulation des carnets, ils est vivement conseillé aux adhérents de faire connaître leurs absences durables au responsable des échanges.
6.3 La feuille de route doit être daté à la réception et au départ de la circulation.

Article 7 : ENVOI PAR LA POSTE

Les envois par Poste se feront uniquement en « VALEUR DECLAREE » qui assure le remboursement intégral en cas de perte; l’envoi en « RECOMMANDE » rendrait l’expéditeur responsable si la circulation était perdue.

Article 8 : RESPONSABILITE

L’Association décline toute responsabilité pour le cas de perte ou de vol des carnets et timbres en cours de circulation; seule la responsabilité des détenteurs est engagée. Ainsi, les adhérents doivent-ils accorder ou exiger une décharge écrite, datée et signée au moment de l’échange des carnets, même s’il n’y a eu aucun prélèvement.
 

SERVICE DE FOURNITURE DE MATERIEL PHILATELIQUE

Article 1 : OBJET

Le service procure aux adhérents, selon les disponibilités, le matériel philatélique : albums, feuilles complémentaires, pochettes,….avec remises ( se reporter au formulaire des conditions de vente en cours.

Article 2 : OBLIGATION

L’adhérent qui désire bénéficier de cet avantage doit s’engager à retirer, ou à faire retirer son matériel, lors de chaque réunion mensuelle de l’Association.

Article 3 : CONDITIONS

3.1 Une avance sur fourniture pourra être exigée par le responsable du service, en fonction du matériel commandé ou de la valeur de celui-ci.
3.2 Dans tous les cas, l’adhérent est responsable du matériel qu’il commande. Il lui revient, avant toute commande, de s’assurer de l’exactitude des références qu’il souhaite commander.
3.3 Afin d’éviter toute équivoque, la commande de l’adhérent sera rédigée par écrit et signée sur un formulaire mis à sa disposition par l’Association, sur lequel figurera :
– la nature du matériel commandé
– la marque souhaitée
– la référence du fabriquant
– la quantité commandée
3.4 Des catalogues de différentes marques proposés aux adhérents sont disponibles auprès du responsable du service, dans les magasins spécialisés, ou directement auprès des fabriquants.

Article 4 : FEUILLES COMPLEMENTAIRES

4.1 Une attention toute particulière est réclamée à propos des feuilles complémentaires.
La diversité des marques, des modèles… nécessite de la part de l’adhérent qui commande un soin très précis dans la rédaction de cette commande.
4.2 ll n’y a pas de tacite reconduction pour la fourniture des feuilles complémentaires.

Article 5 : DUREE – DELAIS DE PRISE EN CHARGE DES COMMANDES

5.1 Le Club Philatélique Brico-Corcellien décline toute responsabilité en cas de retard dans la fourniture du matériel.
Le responsable s’efforcera, dans la mesure du possible, d’assurer la fourniture du matériel courant, d’une réunion mensuelle à l’autre.
5.2 Si l’abonné néglige de retirer les fournitures qui lui sont réservées,
– le service l’avertit après 2 manquements
– Après 3 absences, non justifiées, les fournitures sont envoyés à l’adhérent en contre-remboursement et à ses frais.
– Si cet envoi est refusé par l’abonné, il sera considéré comme démissionnaire du Service ( mais pas de l’Association ). L’avance éventuellement versée et le matériel refusé deviendront la propriété exclusive du Club Philatélique Brico-Corcellien.
 
le Président                           le Secrétaire
Luc PERLOT                        Christian MERLINI